Logowanie odbywa się przez kod SMS. Materiały i projekty wykorzystujemy do przygotowania wizytówek oraz obsługi zamówień. Reklamowe przypomnienia o ponownym zakupie wysyłamy wyłącznie po uzyskaniu dobrowolnej zgody. Serwis stosuje tylko niezbędne cookies sesyjne.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych klientów i użytkowników Serwisu jest Robert Wegner prowadzący działalność gospodarczą pod firmą SMC LAGUNA Robert Wegner, ul. Glinki 146/4-207, 85-861 Bydgoszcz, NIP: 9531022648, dalej „Administrator” lub „my”.
Kontakt w sprawie danych osobowych:
E-mail: biuro@wizek.pl
Telefon: 518 893 633
Adres do korespondencji: ul. Glinki 148, 85-861 Bydgoszcz
Polityka dotyczy serwisu sprzedaży personalizowanych wizytówek magnetycznych i NFC dostępnego pod adresem wizek.pl, dalej „Serwis”. Obejmuje klientów prywatnych, osoby prowadzące działalność gospodarczą, przedstawicieli klientów oraz osoby kontaktujące się z nami.
Podstawowe zasady ochrony danych wynikają z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”). Zasady cookies oraz komunikacji marketingowej wynikają również z ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy
- Konto i logowanie: numer telefonu, identyfikator konta, informacje potrzebne do weryfikacji kodu SMS oraz dane sesji i zdarzeń logowania.
- Zamówienie i dostawa: imię i nazwisko, dane firmy, jeśli zakup jest firmowy, NIP, jeśli jest potrzebny, adres dostawy i dane odbiorcy, numer telefonu oraz informacje o wybranym produkcie, nakładzie i realizacji.
- Projekt: opis zlecenia, przesłane pliki i zawarte w nich dane, uwagi, kolejne wersje projektu, informacja o jego akceptacji oraz link przeznaczony do zapisania w chipie NFC. Mogą to być np. dane kontaktowe, imiona i nazwiska, stanowiska lub wizerunki umieszczane na wizytówce. W Serwisie można przesłać do 10 plików, każdy do 50 MB.
- Płatności i rozliczenia: dane do faktury, kwota i status płatności, identyfikatory transakcji, faktur i KSeF oraz informacje potrzebne do korekt i zwrotów. Dane instrumentu płatniczego podajesz w środowisku operatora płatności; w Serwisie nie wymagamy podawania hasła do banku ani kodu bezpieczeństwa karty.
- Korespondencja i reklamacje: treść wiadomości, opis sprawy, załączniki, dane pozwalające odnaleźć zamówienie oraz dane kontaktowe. Adres e-mail przetwarzamy, jeśli nam go podasz, np. kontaktując się pocztą elektroniczną; nie jest wymagany do logowania.
- Przypomnienia marketingowe: numer telefonu, informacja o zgodzie lub jej wycofaniu oraz data wcześniejszego zamówienia potrzebna do ustalenia terminu przypomnienia.
- Dane techniczne: adres IP, czas żądania, podstawowe informacje o przeglądarce i urządzeniu, identyfikator sesji oraz logi błędów i bezpieczeństwa generowane podczas korzystania z Serwisu.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie. Informacje o płatności otrzymujemy także od PayU, o przesyłce — od InPost lub Furgonetki, a o fakturze — z Fakturowni i KSeF. Jeżeli jesteś osobą reprezentującą klienta, odbiorcą przesyłki albo osobą wskazaną w materiałach, źródłem Twoich danych może być klient, który podał je przy zleceniu.
Przekazuj tylko dane potrzebne do projektu i zamówienia oraz materiały, które możesz zgodnie z prawem udostępnić. Nie potrzebujemy kopii dokumentów tożsamości, danych zdrowotnych ani innych szczególnych kategorii danych do zwykłej realizacji zamówienia. Udostępnienie danych osoby trzeciej nie jest automatycznie jej zgodą na marketing.
W zakresie, w którym realizacja konkretnego zlecenia wymaga przetwarzania danych wyłącznie w imieniu klienta będącego ich administratorem, przed rozpoczęciem takiego przetwarzania uzgadniamy warunki powierzenia zgodnie z art. 28 RODO. Niniejsza Polityka nie zastępuje umowy powierzenia.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Założenie i prowadzenie konta, logowanie kodem SMS, przygotowanie i uzgodnienie projektu na Twoje żądanie, przechowanie projektu do wznowień w ramach konta. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem na Twoje żądanie. |
| Przyjęcie i wykonanie zamówienia, płatność, dostawa, powiadomienia o projekcie i realizacji oraz udostępnienie dokumentów. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy. |
| Wystawianie faktur, obsługa KSeF, księgowość i obowiązki podatkowe. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne wynikające w szczególności z przepisów podatkowych i rachunkowych. |
| Obsługa reklamacji, uprawnień konsumenckich i obowiązkowych rozliczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — realizacja zobowiązań umownych oraz obowiązków prawnych. |
| Kontakt z osobami działającymi w imieniu klienta, obsługa wskazanego odbiorcy przesyłki i odpowiedzi na ogólne pytania niezwiązane bezpośrednio z zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji i obsłudze relacji z klientem. |
| Ochrona kont i infrastruktury, wykrywanie nadużyć, zapewnienie ciągłości działania oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na bezpieczeństwie i ochronie praw. |
| Wysyłanie SMS-ów przypominających o możliwości ponownego zamówienia i dopasowanie terminu przypomnienia do daty wcześniejszego zakupu. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda. Wysyłka wymaga również uprzedniej zgody na komunikację SMS zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. |
| Realizacja żądań dotyczących danych, wykazanie zgodności z prawem i respektowanie wycofania zgody. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki wynikające z RODO; w zakresie niezbędnych dowodów i ochrony przed roszczeniami także lit. f. |
4. Czy musisz podawać dane
Podanie danych jest dobrowolne, jednak numer telefonu jest konieczny do utworzenia i obsługi konta. Bez danych potrzebnych do projektu, płatności, dostawy i wystawienia faktury nie będziemy mogli prawidłowo wykonać zamówienia. Zakres wymaganych danych wynika z wybranej usługi oraz przepisów.
Podanie dodatkowych informacji w opisie lub korespondencji zależy od Ciebie. Zgoda na marketing SMS jest całkowicie dobrowolna: jej brak lub wycofanie nie wpływa na cenę, możliwość zamówienia, przygotowanie projektu ani obsługę reklamacji.
5. SMS-y dotyczące zamówienia i przypomnienia reklamowe
SMS-y wysyłamy z firmowej karty SIM za pomocą własnej bramki. W przekazaniu wiadomości uczestniczą operatorzy telekomunikacyjni obsługujący transmisję. Do wysyłki nie używamy zewnętrznej platformy marketingowej.
Wiadomości związane z usługą
Kody logowania, informacje o gotowym projekcie, statusie zamówienia lub udostępnieniu faktury służą obsłudze konta i zawartej umowy. Ich wysyłanie nie wymaga zgody marketingowej. Link do faktury jest indywidualny; nie przekazuj go osobom nieuprawnionym.
Przypomnienia o kolejnym zamówieniu
Wiadomość wysłana po kilku miesiącach z przypomnieniem, że możesz potrzebować kolejnych wizytówek, ma charakter marketingowy. Wysyłamy ją tylko po Twojej wcześniejszej, świadomej i dobrowolnej zgodzie. Zgoda jest odrębna od akceptacji Regulaminu i nie jest domyślnie zaznaczona. Samo podanie numeru do logowania, dokonanie zakupu albo przeczytanie Polityki nie oznacza zgody na reklamowe SMS-y.
Możesz wycofać zgodę w każdym czasie: odpowiadając STOP na otrzymaną wiadomość marketingową, kontaktując się pod numerem 518 893 633 lub pisząc na biuro@wizek.pl. Nie pobieramy opłaty za wycofanie zgody; zwykły koszt wiadomości lub połączenia zależy od taryfy Twojego operatora. Każdy SMS marketingowy wskazuje nadawcę i możliwość rezygnacji.
Po otrzymaniu rezygnacji zaprzestajemy wysyłania reklam. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ani na wiadomości potrzebne do obsługi konta i zamówienia. Zachowujemy tylko niezbędną informację o rezygnacji oraz dowody wymagane do wykazania zgodności z prawem.
Termin przypomnienia może być dobierany do daty poprzedniego zamówienia. Jeżeli dobór odbywa się automatycznie, może stanowić proste profilowanie marketingowe. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają w rozumieniu art. 22 RODO. Możesz zrezygnować z marketingu, w tym z takiego dopasowania.
6. Kto może otrzymać dane
Udostępniamy lub powierzamy dane tylko w zakresie potrzebnym do określonego zadania. Dostęp wewnątrz firmy mają upoważnione osoby, w tym nasi graficy przygotowujący projekty i pracownicy obsługujący zamówienia.
| Odbiorca | Cel i zakres danych |
|---|---|
| OVHcloud | Hosting Serwisu oraz poczta elektroniczna; dane przechowywane na serwerze, korespondencja i niezbędne dane techniczne. |
| Fakturownia sp. z o.o. | Wystawianie i udostępnianie faktur oraz integracja z KSeF; dane nabywcy i dokumentów sprzedaży. W zakresie danych powierzonych z faktur działa na podstawie umowy powierzenia. |
| PayU S.A. oraz instytucje uczestniczące w płatności | Obsługa i bezpieczeństwo płatności oraz zwrotów; dane transakcji i dane niezbędne do przeprowadzenia płatności. W zakresie własnych usług i obowiązków prawnych podmioty te działają jako odrębni administratorzy. |
| InPost | Nadanie i doręczenie przesyłki, powiadomienia i obsługa reklamacji przewozu; dane odbiorcy, adres lub wybrany punkt odbioru, numer telefonu i dane przesyłki. |
| Furgonetka, gdy korzystamy z niej do nadania | Pośrednictwo w organizacji wysyłki i przekazanie danych przewoźnikowi; dane potrzebne do nadania, doręczenia i obsługi przesyłki. |
| Operatorzy telekomunikacyjni | Dostarczenie SMS-ów i połączeń; numer telefonu, wiadomość oraz dane transmisyjne w zakresie właściwym dla usługi. |
| Biuro rachunkowe obsługujące Administratora | Księgowość i rozliczenia; dane z dokumentów sprzedaży i inne informacje niezbędne do rozliczeń. |
| Właściwe organy publiczne, w tym administracja skarbowa obsługująca KSeF | Obowiązki ustawowe, wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz udostępnienie danych na prawnie uzasadnione żądanie. |
Podmioty działające na nasze zlecenie i w naszym imieniu są związane odpowiednimi warunkami przetwarzania danych. Podmioty realizujące własne obowiązki prawne, np. operator płatności lub przewoźnik w odpowiednim zakresie, stosują również własne informacje o przetwarzaniu danych.
Informacje dostawców: OVHcloud, Fakturownia — powierzenie danych, PayU, InPost, Furgonetka. Możesz zapytać nas o konkretnych odbiorców swoich danych.
7. Miejsce przetwarzania i transfery zagraniczne
Serwer Serwisu w OVH znajduje się w Polsce. Poczta elektroniczna jest obsługiwana przez OVH. Pliki projektowe przechowujemy także na własnym urządzeniu Synology znajdującym się w naszej firmie w Polsce. Samo korzystanie z tego urządzenia nie oznacza wysyłania plików do chmury producenta.
Usługi płatnicze, telekomunikacyjne i logistyczne mają własne łańcuchy dostawców. W ramach swoich usług ich dostawcy mogą przewidywać przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, obejmującym Unię Europejską, Norwegię, Islandię i Liechtenstein. Informacje o takich operacjach, ich zakresie i zabezpieczeniach przekazują właściwi dostawcy, w szczególności w dokumentach wskazanych powyżej.
Jeżeli przekazanie poza EOG następuje w ramach przetwarzania wykonywanego na nasze zlecenie, wymaga ono podstawy zgodnej z rozdziałem V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganą oceną i, gdy to konieczne, dodatkowymi zabezpieczeniami. O informacje o konkretnym transferze i kopię stosowanych zabezpieczeń możesz zwrócić się na nasz adres kontaktowy. W zakresie, w którym dostawca działa jako odrębny administrator, informacji o jego transferach udziela również ten dostawca.
8. Jak długo przechowujemy dane
| Rodzaj danych | Okres lub kryterium przechowywania |
|---|---|
| Dane konta | Przez czas prowadzenia konta, do zakończenia umowy o konto lub skutecznego żądania usunięcia danych, z zachowaniem danych niezbędnych z innych, wskazanych poniżej podstaw. |
| Materiały i projekty, które nie doprowadziły do zamówienia | Usuwamy po 6 miesiącach od ostatniego kontaktu w sprawie danego projektu. Samo istnienie konta lub wysłanie przez nas reklamy nie przedłuża tego terminu. Dalsze przechowanie niezbędnego dowodu jest możliwe tylko z odrębnej podstawy, np. w związku z konkretnym sporem. |
| Zaakceptowane projekty zrealizowanych zamówień | Przez czas prowadzenia konta na potrzeby wznowień. Po zakończeniu tego celu pozostawiamy tylko zakres potrzebny do rozliczeń, reklamacji lub roszczeń przez właściwy dla nich okres. Zbędne pliki robocze nie są przechowywane wyłącznie dlatego, że zachowujemy gotowy projekt. |
| Dane zamówień, reklamacji i korespondencja dowodowa | Przez czas realizacji i rozliczenia sprawy, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu terminu przedawnienia właściwego dla danego roszczenia. Uwzględniamy ustawowe zasady początku biegu, zawieszenia lub przerwania przedawnienia i toczące się postępowania. Okres nie oznacza zachowywania każdego załącznika bez oceny jego potrzebności. |
| Dokumentacja podatkowa i księgowa | Przez okres wymagany przepisami. Dla dokumentacji podatkowej zasadniczo do upływu 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem przypadków przedłużenia tego okresu i innych obowiązkowych terminów. |
| Faktury w KSeF | W KSeF są przechowywane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia, zgodnie z przepisami. Usunięcie konta w Serwisie nie usuwa faktury z KSeF. |
| Dane używane do marketingu SMS | Do wycofania zgody lub zakończenia tego celu, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Po rezygnacji zachowujemy wyłącznie niezbędny zapis sprzeciwu lub wycofania zgody oraz dowody jej uzyskania i wykorzystania przez okres potrzebny do wykazania zgodności i ochrony przed roszczeniami, bez dalszej wysyłki reklam. |
| Sesje, kody i logi techniczne | Dane służące bieżącemu uwierzytelnieniu — do wykorzystania lub wygaśnięcia kodu i zakończenia albo wygaśnięcia sesji. Logi techniczne — przez okres potrzebny do wykrycia i wyjaśnienia błędów lub zdarzeń bezpieczeństwa; dane dotyczące ustalonego incydentu mogą być przechowywane do zakończenia jego wyjaśniania i przez właściwy okres dochodzenia roszczeń. |
Usuwanie obejmuje wykorzystywane kopie robocze na serwerze i urządzeniach firmowych. Jeżeli usunięte dane pozostają przejściowo w zabezpieczonej kopii zapasowej, służy ona wyłącznie odtworzeniu po awarii do czasu zastąpienia w cyklu kopii; nie korzystamy z niej do bieżących zamówień ani marketingu. Przy odtworzeniu uwzględniamy wcześniejsze żądania i terminy usunięcia. Kopie zapasowe nie stanowią podstawy bezterminowego przechowywania danych.
10. Link na wizytówce NFC
W chipie zapisujemy bezpośrednio link przekazany i zaakceptowany przez klienta. Link jest następnie zabezpieczany przed zmianą. Jego zapis i przechowanie w dokumentacji zamówienia służą wykonaniu umowy oraz ewentualnemu wznowieniu.
Odczyt chipu kieruje urządzenie na wskazaną stronę. Sam odczyt fizycznego chipu nie wysyła do naszego Serwisu raportu o tym, kto odczytał wizytówkę. Po otwarciu strony docelowej jej operator może przetwarzać dane odwiedzającego na własnych zasadach. Jeżeli link prowadzi do skracacza lub innego pośrednika, jego operator również może uczestniczyć w przetwarzaniu.
Informacje wydrukowane na wizytówce i zapisany link będą dostępne osobom, którym klient przekaże wizytówkę. Nie należy umieszczać w nich haseł, poufnych tokenów ani adresów zapewniających nieuprawniony dostęp do prywatnych zasobów.
11. Twoje prawa
Na warunkach określonych w RODO możesz żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych;
- usunięcia danych, gdy zachodzi ustawowa podstawa — prawo to nie uchyla np. obowiązków podatkowych ani uzasadnionej potrzeby ochrony roszczeń;
- ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem;
- przeniesienia danych dostarczonych nam i przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy, w zakresie określonym w art. 20 RODO;
- uwzględnienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, w tym związanego z nim profilowania, nie wymaga uzasadnienia i jest skuteczny wobec dalszego przetwarzania w tym celu;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
Żądanie zgłoś przez dane kontaktowe z części 1. Gdy mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, możemy poprosić o dodatkowe informacje wyłącznie w zakresie potrzebnym do jej potwierdzenia. Nie przesyłaj kodu logowania SMS ani hasła do innego serwisu.
O działaniach podjętych w odpowiedzi informujemy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Przy skomplikowanych lub licznych żądaniach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynie informujemy w pierwszym miesiącu. Jeżeli odmawiamy działania, przedstawiamy przyczynę i informacje o dostępnych środkach ochrony.
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje i aktualne dane kontaktowe są dostępne na uodo.gov.pl. Kontakt z nami nie jest warunkiem wniesienia skargi.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu do kont i plików, uwierzytelnianie kodem SMS, ograniczenie dostępu pracowników do danych potrzebnych przy ich zadaniach oraz obowiązek zachowania poufności. Zabezpieczenia obejmują również lokalne pliki projektowe i urządzenia firmowe.
Chroń dostęp do swojego numeru telefonu oraz otrzymanych kodów i indywidualnych linków. O utracie dostępu do numeru albo podejrzeniu użycia konta przez osobę nieuprawnioną poinformuj nas możliwie szybko. Obowiązki te nie ograniczają naszej odpowiedzialności za bezpieczeństwo przetwarzania.
13. Zmiany Polityki
Politykę aktualizujemy w razie zmian przepisów, sposobu działania Serwisu albo wykorzystywanych usług. Aktualna wersja jest dostępna na tej stronie. O istotnych zmianach dotyczących danych użytkowników informujemy w sposób adekwatny do ich charakteru, np. w panelu lub wiadomością dotyczącą konta.
Publikacja nowej wersji nie oznacza automatycznej zgody na nowe cele przetwarzania ani na marketing. Jeżeli zmiana wymaga dodatkowej informacji lub zgody, przekazujemy ją lub uzyskujemy przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.
Zasady sprzedaży opisuje Regulamin Serwisu, a zasady reklamacji — strona Zwroty i reklamacje.